Privacyverklaring

Kooistra Feenstra Bedrijfsmakelaars v.o.f. verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening als bedrijfsmakelaar en taxateur. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Laatst bijgewerkt: 15 september 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke is:

• Kooistra Feenstra Bedrijfsmakelaars v.o.f.
• Ubbo Emmiussingel 37, 9711 BC Groningen
• KvK-nummer 02074772
• 050 311 30 31 / info@kooistrafeenstra.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van onze omvang en aard niet verplicht. Voor privacyvragen kunt u terecht bij bovenstaande contactgegevens.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij gegevens verwerken, waaronder:

• opdrachtgevers, verhuurders, verkopers, kopers en huurders — en hun contactpersonen, adviseurs en uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s);
• kandidaat-huurders en kandidaat-kopers die op ons aanbod reageren;
• opdrachtgevers van taxaties en betrokkenen bij te taxeren objecten;
• bezoekers van onze website en ontvangers van onze nieuwsbrief;
• sollicitanten;
• relaties bij collega-makelaars, notarissen, gemeenten en andere professionele partijen.

Wij ontvangen uw gegevens niet altijd van uzelf. Gegevens kunnen ook zijn verkregen in het kader van een opdracht, zijn verstrekt door derden zoals wederpartijen, collega-makelaars of hun adviseurs, of afkomstig zijn uit openbare bronnen zoals het Kadaster, het Handelsregister en openbare sanctie- en signaleringslijsten.

3. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grondslag?

4. Cliëntenonderzoek op grond van de Wwft

Als bedrijfsmakelaar en taxateur zijn wij een instelling in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Wij zijn daarom wettelijk verplicht om vóór het aangaan van een zakelijke relatie de identiteit van onze cliënt en van eventuele uiteindelijk belanghebbenden vast te stellen en te verifiëren, en om te toetsen of zij voorkomen op sanctielijsten of een politiek prominente positie bekleden.

Gegevens die wij op grond van de Wwft verzamelen, gebruiken wij uitsluitend voor dat doel en niet voor commerciële doeleinden. Wij zijn verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit — Nederland. Voor zulke meldingen geldt een wettelijke geheimhoudingsplicht: wij mogen u daarover niet informeren, en een verzoek om inzage kan om die reden worden beperkt.

5. Inzet van kunstmatige intelligentie (AI)

Wij gebruiken AI-toepassingen ter ondersteuning van ons werk, bijvoorbeeld voor het opstellen van concept-teksten, het samenvatten en ordenen van documenten en het ondersteunen van cliëntenonderzoek. Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• AI is uitsluitend een hulpmiddel. Een medewerker beoordeelt en accordeert altijd het resultaat. Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en wij passen geen profilering toe.
• Wij zetten alleen zakelijke AI-diensten in waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten en die uw gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen.
• Wij verstrekken niet meer persoonsgegevens aan deze diensten dan noodzakelijk. Identiteitsbewijzen en Wwft-gegevens worden niet in generatieve AI-toepassingen ingevoerd.
• Bij screening op sanctielijsten en politiek prominente personen raadplegen wij externe databanken. Dit gebeurt uitsluitend ter uitvoering van onze Wwft-verplichtingen. Een treffer wordt altijd handmatig beoordeeld voordat wij daaraan gevolgen verbinden.
• Medewerkers werken volgens ons interne AI-gebruiksbeleid en worden opgeleid in verantwoord gebruik van AI.

6. Delen van gegevens met anderen

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet ons daartoe verplicht. Het gaat om de volgende categorieën:

Verwerkers (werken in onze opdracht, onder verwerkersovereenkomst)

• leveranciers van onze kantoorautomatisering, e-mail, opslag en back-up;
• leveranciers van ons CRM-, makelaars- en taxatiesysteem;
• websitebouwer, hosting, statistiek- en e-mailmarketingdiensten;
• aanbieders van AI-diensten en van screeningsdatabanken.

Partijen met een eigen verantwoordelijkheid

• Funda in Business en vergelijkbare aanbodplatforms (objectgegevens en contactgegevens van de makelaar);
• collega-makelaars, notarissen, taxateurs en het NRVT/NWWI in het kader van een transactie of taxatie;
• onze accountant, juridisch adviseurs en verzekeraars;
• toezichthouders en overheidsinstanties, waaronder de FIU-Nederland, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze leveranciers zijn gevestigd buiten de EER of maken gebruik van servers buiten de EER. In dat geval zorgen wij voor een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen, aangevuld met technische en organisatorische maatregelen. Wilt u weten welke waarborgen voor een specifieke verwerking gelden, neem dan contact met ons op.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij uw gegevens. Gegevens die wij op grond van de Wwft hebben verzameld, bewaren wij afzonderlijk van het inhoudelijke dossier, zodat wij ze na vijf jaar kunnen verwijderen ook wanneer het dossier zelf langer bewaard moet blijven.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk aan toegangsbeveiliging op basis van rollen, meervoudige authenticatie, versleutelde opslag en verzending, back-ups en geheimhoudingsafspraken met medewerkers en leveranciers.

Doet zich onverhoopt een datalek voor, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer de wet daartoe verplicht. Als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor u meebrengt, informeren wij u ook rechtstreeks.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en een kopie te ontvangen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang, en tegen direct marketing;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Deze rechten zijn niet absoluut: wettelijke bewaarplichten, de Wwft en de rechten van anderen kunnen ertoe leiden dat wij een verzoek geheel of gedeeltelijk niet kunnen uitvoeren. Wij lichten dat dan toe.

Stuur een verzoek naar info@kooistrafeenstra.nl. Wij reageren binnen één maand. Wij kunnen u vragen zich te identificeren, zodat wij zeker weten dat wij gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Functionele cookies plaatsen wij altijd; analytische en marketingcookies alleen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken. In onze cookieverklaring leest u welke cookies wij precies gebruiken.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening, onze systemen of de wetgeving wijzigen. De actuele versie staat altijd op onze website, met vermelding van de datum van de laatste wijziging.